馬上掌握訣竅!日文商務電子郵件的撰寫及發送方式、常見錯誤 | 日文回覆電郵
如果你即將到日本工作,以下內容將讓你學會該如何撰寫日文商務電子郵件。除了馬上就能派上用場的範例外,也網羅了其它注意事項和常犯錯誤。一定要先記得!七大基本原則日本有其獨特的商務電子郵件原則,發送前必須多加留意禮節,以免讓對方感到不快。要是一個不小心,說不定開頭第一句話就會惹對方不悅,甚至失去工作上的信任。以下就為各位介紹七大基本原則。1)標題:簡明扼要地傳達正文的內容建議將標題控制在20字以內,讓對方一眼就能看出信件所為何來。標題要是太長,後面的部分可能會無法顯示。商務人士每天要處理的電子郵件高...
如果你即將到日本工作,以下內容將讓你學會該如何撰寫日文商務電子郵件。除了馬上就能派上用場的範例外,也網羅了其它注意事項和常犯錯誤。
一定要先記得!七大基本原則日本有其獨特的商務電子郵件原則,發送前必須多加留意禮節,以免讓對方感到不快。要是一個不小心,說不定開頭第一句話就會惹對方不悅,甚至失去工作上的信任。以下就為各位介紹七大基本原則。
1)標題:簡明扼要地傳達正文的內容建議將標題控制在20字以內,讓對方一眼就能看出信件所為何來。標題要是太長,後面的部分可能會無法顯示。
商務人士每天要處理的電子郵件高達數十、數百封,所以切記標題要一目瞭然,讓對方不必點開就能知道內容。這樣一來,收信人就能合理決定電子郵件的處理順序,同時也能迅速掌握內容。舉例來說,像是「○○社の件」「研修の件について」這種標題,不點開根本就無法掌握其內容。
建議最好修改成「〇〇社 見積もり確認依頼」「ビジネスメール研修(10/15)実施のお知らせ」等標題,讓對方不必點開就能掌握內容。此外,如果是重要通知的話,也可以考慮在標題加上【重要】【要返信】等,藉此和其它電子郵件做區別(切記不可濫用)。
2)收件人:正確使用TO、CC、BCC無論是TO、CC或BCC,都會將同一封電子郵件同時向不同對象發送,在設定收件人時必須先了解其意義。
To:承辦人、直接進行交涉的主要對象。至於CC、BCC,則是希望其可以掌握電子郵件內容的對象。CC(Carbon Copy):所有收件人都看得到其他人的電子郵件地址。BCC(Blind Carbon Copy):收件人看不到自己以外的電子郵件地址、姓名等。
如果對方只跟你之間有所往來,彼此之間並不認識的話,這時如果用CC的方式發送,有可能會造成資訊外流的情形,所以必須多加留意。舉例來說,不小心用CC的方式向所有客戶發送電子郵件等,就是一種很常見的失誤。如果不曉得該用CC還是BCC發送才好,記得先跟其他人商量一下。
3)收件人:最好加上姓名以外的稱謂【收件人為個人時】建議依序列出對方的「公司名...