【商用英文】如何寫出誠意滿滿的道歉信 | 道歉信英文
人都難免犯錯,當發生錯誤或事情出包時,對個人或公司都會造成不理想的影響,雖然我們不能要求每件事情都做到完美無缺,但這不代表你的客戶會自動降低期望。當事情沒有按照計畫進行時,大多數的人都能選擇原諒,然而,大多數的人也期待一個道歉,這不是籠統的“Iamsorry”就能草草了事的,他們要的是一個誠懇、有意義的道歉。 在商業場合中,一封道歉信(apologyletter)的功用是什麼呢?不就是提出道歉嗎?但是對你的客戶來說,道歉信所代表的意義遠超過字面上所陳述的,向你的客戶發出道歉信表示你關心他們,讓他們覺得受到重視,也讓...
人都難免犯錯,當發生錯誤或事情出包時,對個人或公司都會造成不理想的影響,雖然我們不能要求每件事情都做到完美無缺,但這不代表你的客戶會自動降低期望。當事情沒有按照計畫進行時,大多數的人都能選擇原諒,然而,大多數的人也期待一個道歉,這不是籠統的“I am sorry”就能草草了事的, 他們要的是一個誠懇、有意義的道歉。
在商業場合中,一封道歉信(apology letter)的功用是什麼呢?不就是提出道歉嗎?但是對你的客戶來說,道歉信所代表的意義遠超過字面上所陳述的,向你的客戶發出道歉信表示你關心他們,讓他們覺得受到重視,也讓他們知道你正在解決問題,確保錯誤不再發生。
道歉信有不同的形式,可能是一封電子郵件、一通電話或是發佈到網站上的聲明,無論如何,道歉信最需要做到的是與你的客戶建立聯繫,當他們在閱讀時,要感覺是專門為他們所寫的。以下是撰寫道歉信的幾個要點:
√ 具體說明事件發生的來龍去脈
Χ 不要含糊其詞,讓事情懸而未決
√ 從客戶的角度出發,承認已造成的損害
Χ 不要試圖掩蓋問題所造成的不便、淡化客戶的感受
√ 承擔責任並道歉
Χ 不要找藉口開脫
√ 請求原諒並提供補償措施
Χ 別把獲得原諒作為道歉的最終目標
道歉信的內容會因對象和事件而有所不同,下面提供一則範本讓大家參考。
Dear Mr. Weber,
I sincerely apologize for any inconvenience you have experienced. At [Company Name], we prioritize customer satisfaction and anything less than ensuring you are happy is not acceptable.
This issue occurred due to [reasons (miscommunication, tec...