職場上的正式書信,你一定要知道的11大重點 | 寫信給主管範例
上一篇文章:外商履歷,寄出前一定要檢查的20個DOsandDonts[1] 有同學留言,想要了解在職場上的email禮儀,在這邊,整理一下,自己之前在外商學習到的,以及自己觀察同學比較常出現的NG狀況,還有建議方式: 1.明確的主旨在你的主旨,記得寫出這封email的目的,還有需要對方回應或是要看的內容NG:進度報告改善:7/25進度報告,待確認執行方式 2.記得要寫稱謂或是收信者的名字寫上讀信者的稱謂,可以讓對方在第一時間有好感,也比較確定是在跟誰對話、展現尊重喔!發現近期很多同學寫信,很容易會直接回說:「喔喔,好的!」、「收到...
上一篇文章:外商履歷,寄出前一定要檢查的20個DOs and Donts[1] 有同學留言,想要了解在職場上的email 禮儀,在這邊,整理一下,自己之前在外商學習到的,以及自己觀察同學比較常出現的NG狀況,還有建議方式:
1. 明確的主旨
在你的主旨,記得寫出這封email 的目的,還有需要對方回應或是要看的內容
NG:進度報告改善:7/25 進度報告,待確認執行方式
2. 記得要寫稱謂或是收信者的名字
寫上讀信者的稱謂,可以讓對方在第一時間有好感,也比較確定是在跟誰對話、展現尊重喔!發現近期很多同學寫信,很容易會直接回說:「喔喔,好的!」、「收到」,這樣看起來比較像是在吩咐對方做事情,若對方偏偏是你的主管,感覺會比較不好!
改善:您好,蔡副總好,xx 老闆你好,Good morning, Greeting, Dear xxx, Hi xxx,
3. 內容中若有待做事項,可以壓個 follow up 日期
主管們每天都會處理很多事情,所以他們自己有自己的to-do list在心中,看到沒有壓日期Deadline的,很容易覺得不重要,會把重要性默默往後移,他們不是故意不回覆,只是可能不小心被其他更重要的事情蓋過去了,所以建議,若有需要對方回覆訊息、提供建議等,可以壓個時間,請對方回覆。
NG:對方廠商希望儘早確認,我們要選購的是哪一個商品改善:考量到貨品準備時間與後續包裝,希望 Michael 可以在 8/15(五) 前確認,要選購哪一個產品
4. 盡量用選擇題,而不要用開放題目詢問
若你用開放題目的方式問主管,一來是,要思考的比較廣比較多,二來,對方可能需要多一點時間整理或書寫,所以若非很緊急,通常會往後延,等有時間再好好解決,但偏偏你可能非常需要主管的確認與核准,所以建議,把你原本要問的題目,盡量換成選擇題方式,這樣主管,就可以快速做選擇,若真的有其他不清楚的,他也會比較有動力,快速回覆並詢問與確認。
NG:寄過去的提案,Kate 不...