郵件主旨別再寫「關於企劃書」、「感謝」!學Google這樣寫email ... | 感謝信主旨英文
只要「寫清楚」就能更快取得共識正確、易於理解並緊湊地書寫你要表達的內容。這件事看似理所當然,我卻認為這其實是一種技能,根據每個人能力的不同,將會產生巨大的差異。特別是電子郵件,通常大家都是在沒有時間的狀況下讀取,因此對方是否讀到最後?是否毫無誤解地傳達意思?是否從頭讀過一次就理解意思?為了達成這些目的,必須下足功夫。Google相當重視「書寫郵件的能力」,這也與工程師的特有文化有關,因為在這個環境中,就算詢問「要怎麼做」也沒有人會教你,只會回覆你相關報導的連結,因此是否能簡單並具體地表達問題的意思...
只要「寫清楚」就能更快取得共識
正確、易於理解並緊湊地書寫你要表達的內容。這件事看似理所當然,我卻認為這其實是一種技能,根據每個人能力的不同,將會產生巨大的差異。特別是電子郵件,通常大家都是在沒有時間的狀況下讀取,因此對方是否讀到最後?是否毫無誤解地傳達意思?是否從頭讀過一次就理解意思?為了達成這些目的,必須下足功夫。
Google相當重視「書寫郵件的能力」,這也與工程師的特有文化有關,因為在這個環境中,就算詢問「要怎麼做」也沒有人會教你,只會回覆你相關報導的連結,因此是否能簡單並具體地表達問題的意思,就成為生死攸關的難題。
再加上同事所在的工作地點大多身處遙遠的彼端,類似日本與舊金山或日本與倫敦這樣的距離,因此即使「以容易理解的表達方式書寫電子郵件」是這麼理所當然的事,對員工來說也成為相當重要的技能之一。
此外,只要一進入Google,就會收到「一進公司就要閱讀」的連結大全,其中包含被視為範本的過往郵件與備忘錄實例。看完後就能清楚了解,在Google 這家公司裡,「書寫郵件的能力」顯然被視為相當重要的技能。
言簡意賅,避免詞不達意
「這段文字是否清楚好懂?讀到的人是否能據此展開行動?」能夠確實意識到這些事並寫出郵件的人,應該就是溝通能力非常高的人才。
這些人的郵件特徵就像新聞一樣,首先從郵件主旨就能立刻看出內容,只要閱讀一開始的幾行字,就能明確掌握信件所要傳達的重點。說到郵件主旨,只要上面寫著「Action Required」(請務必進行), 收件者就不得不開啟這封郵件。「希望你能協助這件事」、「請務必馬上閱讀」、「收到後請盡快處理」,諸如此類,把對方的行動直接寫在主旨上的郵件,能夠提高對方開啟郵件的機率。
另外,直接以相當吸引他人目光的成果作為郵件主旨也是很好的做法,除了可以讓所有人得知該成果外,這類具有衝擊性的內容通常相當容易得到大多數人的回應,例如,「恭喜」、「好厲害」等。所以,你的郵件會漸漸出現在收件匣最上方的位置。這麼一來,不需要閱讀這封郵件的人也會因為討論熱烈而開始留意,本來不需要閱讀這封郵件的人最後也會開啟瀏覽。
順帶一提,以下例子是會讓我不由自主開啟郵件閱讀的主旨一覽:
•【協助確認】正在考慮...