應用文寫作指導--封文寫作 | 書信格式橫式
郵寄信件的封文寫作 封文,乃指信封上的文字。 首先討論信封的選擇:一般而言,以中式且中間劃有「長方紅框」者最為通行正式(如【圖1-1】)。如居喪時期或弔唁信函,則不宜使用印有紅框或紅字的信封,應改用純白或素色封套,或將長方紅格線條用墨塗黑。目前機關行號多半為了黏貼電腦印製之名條標籤,以致將長方紅框省去。但使用時心中仍宜留有中、左、右三路的觀念,才方便寫作。本章所討論的封文寫作,即主要針對國人常用的中式直式信封而言。至於平時如採用西式(橫式)信封,則以純白者為最大方。其書寫格式則宜順應西方書...
郵寄信件的封文寫作封文,乃指信封上的文字。
首先討論信封的選擇:一般而言,以中式且中間劃有「長方紅框」者最為通行正式(如【圖1-1】)。如居喪時期或弔唁信函,則不宜使用印有紅框或紅字的信封,應改用純白或素色封套,或將長方紅格線條用墨塗黑。目前機關行號多半為了黏貼電腦印製之名條標籤,以致將長方紅框省去。但使用時心中仍宜留有中、左、右三路的觀念,才方便寫作。本章所討論的封文寫作,即主要針對國人常用的中式直式信封而言。至於平時如採用西式(橫式)信封,則以純白者為最大方。其書寫格式則宜順應西方書寫習慣,即將收信人姓名書於信封中段偏右,地址則分行書於其上皆靠左齊頭並列(或有書於姓名之上者,亦可);發信人姓名地址則應用較小字體,書寫於左上角或背面,如【圖1-2】 之例。不宜率爾將橫式信封直寫,或順時針轉90度直寫。因為如此一來,不僅有礙美觀;甚至因為收信人與發信人書寫位置與西方常規不合,反而影響郵遞之作業。
關於中式信封的封文格式,除與郵遞業務相關的郵遞區號、郵票等處之外,可分為三部份。右路書寫收信人的地址及機關名稱,左路書寫發信人的地址及緘封詞,中路長方紅框內則書寫收信人的姓氏、職稱(或頭銜)、名字及啟封詞,如【圖1-3】所示。
封文通常寫四行或五行,而不寫三行,因為報凶的書信總是匆匆忙忙發出,只寫簡單必要的資料,信差能送到即可,而無心講究行款,久而久之,社會上形成一種習慣,如果不是報凶,總是把信封寫滿,一來表示發信時從容不迫,來信是好事而不是壞事,讓收信人一看到信封便能安心;二來表示此信是用了時間仔細寫的,讓收信人感受到發信人的誠意,這種習慣在過去稱「三凶四吉五平安」。如今想來,這種習慣反映古人心思細密,很懂得體貼別人,是值得保留的習慣。現在了解這種文化的人雖少,但多數標準信封將對方或己方地址設計印製成二行,仍是受到此種習俗之薰陶。
左右兩路的寫作,左低右高。但右路之高以不高於收信人的姓為準;左路雖低,則以不礙大方為準。這個原則並沒有特殊寓意,而是美感的考慮。因為如此安排最大方最優雅,而大方優雅的封文,乃是博得收信人好感的第一步。如仔細體會:中路乃是對方的名諱,自然是封文中最為重要者;其次是右路中對方服務的機關行號,再其次則是其地址。至於左路我方的地址、名...