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一、小心辨識「前稱式」與「後稱式」的分別:比較「前稱式」與「後稱式」,會發現兩者最大分別在於「上款/祝頌語」及「發端語/結束語」的寫法。常見的錯誤是開首寫「敬啟者」,結尾寫「祝XXXX」;或開首寫「陳XX先生」,結尾寫「此致陳XXX先生」。要小心辨析,別犯上同樣的錯誤。二、因應寫作目的,決定語氣:若能運用適當的語氣,就能有效達到預期的寫作目的。舉例說,邀請信要尊重、覆投訴信要誠懇,這就更容易令對方接受你的要求了。三、緊記基本組織結構:公函種類繁多,每種的寫作要求亦各有不同,但每種書的組織結構基本相同:...
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一、小心辨識「前稱式」與「後稱式」的分別:
比較「前稱式」與「後稱式」,會發現兩者最大分別在於「上款 / 祝頌語」及「發端語 / 結束語」的寫法。常見的錯誤是開首寫「敬啟者」,結尾寫「祝XXXX」;或開首寫「陳XX先生」,結尾寫「此致陳XXX先生」。要小心辨析,別犯上同樣的錯誤。
二、因應寫作目的,決定語氣:
若能運用適當的語氣,就能有效達到預期的寫作目的。舉例說,邀請信要尊重、覆投訴信要誠懇,這就更容易令對方接受你的要求了。
三、緊記基本組織結構:
公函種類繁多,每種的寫作要求亦各有不同,但每種書的組織結構基本相同:來函目的 --> 交代背景 --> 提出具體要求 / 事項 --> 敦促考慮要求 / 回覆。緊記這基本結構,到要寫作從未寫過的書信時,自然能輕鬆應付了。
四、熟記常見辭句,忌用生僻套語:
有一些套語,在適當時候使用出來,能收簡潔典雅之效,如「素仰」(一向仰慕)、「倘蒙」(若能得到)、「至深銘感」(十分感激)、「佇候示覆」(站立等候你的回覆)等。
但有些套語並不常見,現代人一般不太認識它們的解釋,如「函丈」、「壇席」(致函予師長,置於上款後的提稱語)、「順詢 近佳」等(致函予輩份或地位比自己低的人,結尾用的祝頌語)。這類套語雖甚具古風,但若不慎用錯,則貽笑大方。所以必須小心...
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