Outlook 職場必備郵件整理圖解教學,網頁版11 個排程管理技巧 | office 365 outlook教學
因為我所任職的公司是使用Outlook郵件系統,所以我當然也想把自己在Gmail上的清空收件匣方法,套用在公司的郵件系統上。不過現在新版的Outlook,基本上已經可以非常輕鬆的實踐跟Gmail一樣的郵件管理流程了。所以今天這篇文章,就用版本比較一致的Outlook最新網頁端,分享幾個關鍵的郵件整理功能,提供大家整理職場郵件時的清空收件匣技巧。如果你是使用個人帳號,或是使用公司帳號,可以分別從下面的網址,登入網頁版的Outlook:01.指定時間稍後處理郵件:首先,我的第一個常用功能,就是把郵件[延遲]處理。例如:下週會議才要使用...
因為我所任職的公司是使用 Outlook 郵件系統,所以我當然也想把自己在 Gmail 上的清空收件匣方法,套用在公司的郵件系統上。不過現在新版的 Outlook ,基本上已經可以非常輕鬆的實踐跟 Gmail 一樣的郵件管理流程了。
所以今天這篇文章,就用版本比較一致的 Outlook 最新網頁端,分享幾個關鍵的郵件整理功能,提供大家整理職場郵件時的清空收件匣技巧。
如果你是使用個人帳號,或是使用公司帳號,可以分別從下面的網址,登入網頁版的 Outlook :
01. 指定時間稍後處理郵件:首先,我的第一個常用功能,就是把郵件[延遲]處理。例如:
下週會議才要使用的郵件。兩週後才要開始處理的任務。次要的,之後有空再處理的。我就會利用[延遲],把郵件延後到指定的時間。
這些郵件,會在「指定時間」再次出現在收件匣,而且出現在最上方,提醒我現在到了處理他們的時間了。
02. 封存處理完成、不需要處理的郵件:有些郵件是看過就好,不需要處理(只是一些參考資料)。有些郵件是已經處理完成了。這類郵件,我不會留在「收件匣」,這樣會造成處理重要郵件的干擾。
這時候,就要把這些郵件[封存]起來。
Outlook 中也預設了一個[封存]按鈕,點擊後,郵件將會從收件匣消失,放入[封存]資料夾。
不用擔心郵件不見,以後搜尋關鍵字,一樣可以找出這些郵件資料。
03. 釘選重要郵件,常駐處理:有時候有些郵件很重要,一時之間也處理不完,但隨時要看到。這時候,可以利用 Outlook 中的[釘選]功能,把郵件釘選在整個清單最上方,方便隨時處理。
有兩個地方可以釘選郵件。
第一個地方,是在郵件清單上,游標移動郵件項目右上方,會浮現幾個常用動作,其中預設會有一個[圖釘]按鈕,可以釘選郵件。
第二個地方,在上方工具列最右方的[...],選單裡也有釘選郵件的選項。
04. 把郵件變成待辦清單工作、行事曆事件:如果這個郵件想要變成行事曆上的行程,或是變成待辦清單上的工作, Outlook 中也有相應的功能可以使用。
以 Outlook 網頁端為例,打開右上方的[我的一天]按鈕,會在信箱右方打開行事曆、 To Do 的側邊欄。這...