Excel如何以IF函數填補空白儲存格 | excel if空白判定
Excel到手資料往往需要先行整理,正規化才能執行分析。本文以存貨的ERP庫存明細表為例,介紹在瞭解規則之後,設計IF邏輯函數公式,快速複製整理報表。對於電話簿或薪資清冊這一類資料,數量龐大,Excel有專門查找和統計的工具。不過有個前提,這些資料必須以資料庫的方式架構組成:第一列是各個欄位,接下去一列一筆資料,每筆資料具有各欄位不同的屬性。以電話簿為例,每個人是一筆資料,每個人有各自的電話和地址,如果每個人在Excel以上述方式依序排好,便是完美的Excel報表,可以直接使用各項工具運算。財會人員經常在ERP系統下各...
Excel到手資料往往需要先行整理,正規化才能執行分析。本文以存貨的ERP庫存明細表為例,介紹在瞭解規則之後,設計IF邏輯函數公式,快速複製整理報表。
對於電話簿或薪資清冊這一類資料,數量龐大,Excel有專門查找和統計的工具。不過有個前提,這些資料必須以資料庫的方式架構組成:第一列是各個欄位,接下去一列一筆資料,每筆資料具有各欄位不同的屬性。以電話簿為例,每個人是一筆資料,每個人有各自的電話和地址,如果每個人在Excel以上述方式依序排好,便是完美的Excel報表,可以直接使用各項工具運算。
財會人員經常在ERP系統下各種報表,系統各個模組報表都有十幾二十個,例如庫存明細表或是明細分類帳,筆數資料龐大,很多時候需要使用「篩選」和「樞紐」,以便統計呈現出各個庫別或是會科的數量金額,或者是僅僅依照特定條件,「查找」某一筆料號或傳票,諸如此類的操作,前提是報表本身具備資料庫的序列特性。
實務上常遇到ERP報表不完全,某個欄位屬性名稱,只掛在第一筆,其餘下面儲存格因為重覆,全部保留空白,不利於資料整理。這時候得花點心思,將系統報表微加工,整理成資料庫格式,具體方法如下:
一、存貨庫存明細表ERP系統跑出來的庫存明細表,如圖所示,倉庫A欄位,只要和上一列重覆的,報表保留空白。
二、IF函數判斷在A欄旁邊插入新的一欄,在資料編輯列輸入公式:「=IF(A2=””,B1,A2),意思是如果A2是空白,引用B1儲存格的內容,否則(A2不是空白)引用A2儲存格的空容。輸入時Excel會出現函數說明。
三、「插入函數」輔助工具除了資料編輯列的英文說明,無論什麼函數,只要是正在輸入公式,都可以將游標移到「fx」,浮動視窗顯示「插入函數」,點擊即會跳出函數輸入引數的視窗。
四、函數引數視窗IF函數的引數視窗,左下角有個「函數說明(H)」,可以超連結到微軟Excel教室。像IF這樣的函數應該大家都很熟,不過,如果是想學習嘗試新的函數,或者是拿到其他Excel高手的檔案,裡面有用到陌生函數,這個時候引數視窗和函數說明便很管用。
五、快速複製公式回到工作表...