兩步驟改寫待辦清單,提升時間利用量、任務達成數 | 電腦玩物
很多讀者會寫信來詢問我一個困擾:「自己每天列出來的待辦清單常常做不到」,應該如何解決這樣的問題呢?很不會列待辦清單,更不會安排時間,每次花了許多心力做出來的計畫,最後都成為無法達成的明日清單,於是讓安排時間愈來愈挫折。你是否也遭遇這樣的困擾呢?有沒有什麼簡單的方法,可以讓自己更容易排出有效的待辦清單呢?讓我來試試看一層一層拆解這樣的問題。第一層問題來源:什麼時候做?做些什麼?大家覺得「待辦清單」應該寫上什麼?既然是待辦,那麼就是要寫上「什麼時候做?」「做些什麼?」我們的任務有沒有少了這兩個關...
很多讀者會寫信來詢問我一個困擾:「自己每天列出來的待辦清單常常做不到」,應該如何解決這樣的問題呢? 很不會列待辦清單,更不會安排時間,每次花了許多心力做出來的計畫,最後都成為無法達成的明日清單,於是讓安排時間愈來愈挫折。 你是否也遭遇這樣的困擾呢?有沒有什麼簡單的方法,可以讓自己更容易排出有效的待辦清單呢?
讓我來試試看一層一層拆解這樣的問題。
第一層問題來源:什麼時候做?做些什麼? 大家覺得「待辦清單」應該寫上什麼?既然是待辦,那麼就是要寫上「什麼時候做?」「做些什麼?」我們的任務有沒有少了這兩個關鍵要素呢?如果沒有設定「什麼時候做」,那就只是想做,但想歸想,卻不知道什麼時刻應該動手,那些時間就會被其他事情淹沒,或被自己給打發掉,最後就會真的沒有時間動手。
如果沒有設定「做些什麼」,那就只是空想,可能只是一個模糊的想像,卻不知道真正應該採取的行動是什麼,這樣就算時候到了,又怎麼去採取行動呢?
例如在待辦清單上寫「完成文章」,看似是一個很正常的待辦清單任務,但仔細一想,什麼時候要做呢?上班、家庭生活之外有哪個空檔有辦法做?完成文章時又應該做些什麼呢?
當然,這樣的任務有時也會做到,但更容易常常在什麼時候該做?真的要做時又該做些什麼?在這兩個問題上卡關,導致這個任務常常被跳過、拖延。
第二層問題來源:時間無法掌控、自己舉步不前 更懂得工作規畫的朋友,則可能遇到一個更進一層的問題,也把「什麼時候做?」「做些什麼?」寫在待辦清單了,但是壓力更大,為什麼呢?因為時間常常無法照著我設想的走,尤其是那些自我實現有關的任務。
我設定早上六點要起床寫文章,結果不小心睡過頭。我設定下午四點要寫文章,結果臨時有意外。
更有些時候,我設定的時間到了,我也真的有時間,但是「寫完整篇文章」這個任務讓我舉步不前,我知道這是我該做完的結果,但這樣的結果也讓我感覺自己做不完,於是不想做。
這時候怎麼辦呢?
兩步驟改寫待辦清單:什麼情境做?現在可以做什麼? 對於一些簡單任務,例如只是買個東西、填個資料之類的,因為本身行動已經很單純明確,就不需要特別拆解,頂多記得加上「什麼時候做」的規劃。但是對於一些複雜、困難任務,我會嘗試這樣列出每天的待辦清單。