如何寫出一封完美的專業英文電子郵件 | 商業英文打招呼
英文電子郵件對於我們大多數人來說,電子郵件是最常用的商務溝通型式,所以能寫出好的電子郵件是很重要的。儘管電子郵件通常不像一般信件那麼正式,但你仍需要寫出專業的電子郵件以展示你良好的個人和公司形象。現在就來按照以下簡單的五個步驟撰寫出色的英文郵件[1]吧:開頭的問候語寫電子郵件時,一定要從問候語開始,例如:“DearLillian”。如果你和收件人之間是比較很正式的關係,你可以稱呼他們的姓而非他們的名字(例如:“DearMrs.Price”)。如果你們的關係比較親近些,你可以簡單地說:“HiKelly”。如果你正在與一家公司而非個人...
英文電子郵件對於我們大多數人來說,電子郵件是最常用的商務溝通型式,所以能寫出好的電子郵件是很重要的。儘管電子郵件通常不像一般信件那麼正式,但你仍需要寫出專業的電子郵件以展示你良好的個人和公司形象。現在就來按照以下簡單的五個步驟撰寫出色的英文郵件[1]吧 :
開頭的問候語寫電子郵件時,一定要從問候語開始,例如:“Dear Lillian”。如果你和收件人之間是比較很正式的關係,你可以稱呼他們的姓而非他們的名字(例如:“Dear Mrs. Price”)。如果你們的關係比較親近些,你可以簡單地說:“Hi Kelly”。如果你正在與一家公司而非個人聯繫,你可以這樣寫 “To whom it may concern” 或 “Dear Sir/Madam”。
向發信者致謝
如果你正在回覆一個客戶的問題,你應該先表達感謝。例如,客戶詢問了關於你公司的問題,你可以這樣說: “Thank you for contacting ABC Company”。如果客戶已經回覆你的郵件,記得要說: “Thank you for your prompt reply” 或 “Thanks for getting back to me”。試著找到任何機會感謝發信者,這將使他/她感受到重視,並且將使你顯得更有禮貌些。
表明你的目的
然而,當你開始寫一封電子郵件時,這或許不大可能以一連串的感謝之意來做開場白,那麼可以在一開始就先寫出你的來信目的。例如:“I am writing to enquire about …” 或 “I am writing in reference to …”
而且確保在郵件開頭就清楚地陳述你的需求,然後進入郵件的主題內容。記得要注意文法、拼寫及標點符號,同時避免冗長的句子,儘量讓你的句子簡短清楚。
加上結束語
在結束你的電子郵件以前,禮貌地再感謝一次受文者。你可以這樣說:“Thank you for your patience and cooperation” 或 “Thank you for your consideration.”。然後接著說:“If you have any questions or concerns, ...